Jeśli pracujemy na własnym koncie w systemie wielodostępnym, jak np. GNU/Linux czy Windows NT1.14, nie mamy zwykle w ogóle dostępu do plików systemowych ani plików innych użytkowników, i prawdopodobieństwo nieumyślnego ,,narobienia kłopotów'' jest małe lub prawie zerowe (zależy od jakości zabezpieczeń danego systemu; systemy Unixowe uznawane są za najbezpieczniejsze). Ale utrata danych nie musi być wcale wynikiem niefrasobliwego obchodzenia się z komputerem. Równie prawdopodobne są awarie dysków lub oprogramowania albo wyniki działalności wirusów (choć te ostatnie można częściowo zaliczyć do konsekwencji niefrasobliwości -- patrz rozdział 4.4). Dlatego też absolutną podstawą ,,komputerowego BHP'' jest regularne tworzenie kopii zapasowych (backup) ważnych dla nas plików -- z wyjątkiem programów, które w razie awarii można ponownie zainstalować (z CD, taśm czy dyskietek). W firmach i instytucjach należy to do obowiązków administratora, czyli osoby odpowiedzialnej za lokalną sieć i tworzące ją komputery. Jeśli dane użytkowników znajdują się na ,,centralnym'' dysku sieciowym, to w regularnych odstępach czasu tworzy się ich kopie -- na taśmie, płytach CD-ROM czy na innym dysku. W przypadku awarii pozwala to, w najgorszym razie, na odtworzenie plików użytkowników z czasu ostatniego backupu. Prawdopodobieństwo tego, że uszkodzeniu ulegnie jednocześnie również kopia zapasowa, jest minimalne (choć nie do pominięcia w przypadku pożaru).
W przypadku gdy sami musimy dbać o swoje dane, pozostaje kierować się zasadą tworzenia jak największej liczby kopii aktualnych wersji ważnych dla nas plików. Najczęstszym sposobem jest codzienne 1.15 przegrywanie na dyskietki -- tu należy jednak pamiętać, że dyskietki są znacznie bardziej zawodne od twardych dysków. Można również kopiować (nie przenosić) ważne pliki do wybranych katalogów dysku tego samego komputera -- uratuje to nas w razie ich przypadkowego skasowania.