Załącznik nr 4
do Zarządzenia nr 8 Rektora UW
z dnia 31 sierpnia 2004 r.

Prowadzenie Elektronicznej Księgi Dyplomów
w systemie USOS

1. Począwszy od 1 października 2004 roku Biuro Spraw Studenckich prowadzi Księgę Dyplomów, będącą spisem wszystkich dyplomów magistra i licencjata otrzymywanych przez absolwentów studiów w jednostkach dydaktycznych UW.
2. Komórka ds. studenckich jednostki dydaktycznej wydającej dyplom (jednostka dydaktyczna) odpowiada za wprowadzanie wszystkich danych, niezbędnych do przygotowania Księgi Dyplomów, do Elektronicznej Księgi Dyplomów - będącej częścią USOS - oraz wydania studentowi dyplomu.
3. Dział Sieci Komputerowych (DSK) jest odpowiedzialny za archiwizowanie elektronicznych wersji prac dyplomowych.

1. dane osobowe studenta (w tym numer PESEL),
2. numer albumu studenta,
3. data rozpoczęcia studiów na kierunku (programie) prowadzącym do dyplomu,
4. kierunek studiów i specjalność.

1. Z chwilą zatwierdzenia tematu pracy dyplomowej jednostka organizacyjna wprowadza do Elektronicznej Księgi Dyplomów w USOS następujące dane:
   a) tytuł pracy,
   b) jednostkę dydaktyczną wydającą dyplom,
   c) kod dziedziny pracy w standardzie Socrates-Erasmus,
   d) datę zatwierdzenia tematu pracy,
   e) dane osoby kierującej pracą,
   f) rodzaj dyplomu, o który ubiega się student (licencjat lub magisterium),
   g) kierunek studiów (program), w ramach którego powstaje praca,
   h) zajęcia, w ramach których powstaje praca.
2. Dane o zatwierdzonym temacie pracy są udostępniane w USOSweb w module Dyplomy.
3. Fakt anulowania lub zmiany zatwierdzonego tematu pracy zostaje odnotowany w USOS.

1. Student składa we właściwej jednostce dydaktycznej trzy jednakowe egzemplarze pracy dyplomowej, podpisane własnoręcznie przez studenta i kierującego pracą, przeznaczone dla kierującego pracą, recenzenta i do akt studenta. Egzemplarz do akt musi być drukowany dwustronnie. Jednocześnie student składa elektroniczną wersję pracy z plikiem, z którego dokonano wydruku.
2. Strona tytułowa pracy, strona z oświadczeniami studenta i kierującego pracą oraz strona zawierająca streszczenie, słowa kluczowe i określenie dziedziny pracy musi być wykonana wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Zarządzenia Rektora i zgodnie z następującymi wytycznymi BUW:
   a) Druga strona pracy zawiera oświadczenie kierującego pracą o dopuszczeniu pracy do dalszego postępowania, oświadczenie studenta o samodzielnym wykonaniu pracy oraz o zgodności wersji drukowanej pracy z jej wersją elektroniczną.
   b) Streszczenie nie powinno zawierać więcej niż 800 znaków. W przypadku pracy pisanej w języku obcym, streszczenie powinno być zredagowane w języku polskim i powinno zawierać polską wersję tytułu.
   c) Słowa kluczowe (maksymalnie 10), tworzone przede wszystkim na podstawie tytułu i streszczenia, powinny być formułowane w mianowniku liczby pojedynczej. Na razie nie planuje się tworzenia kartoteki słów kluczowych.
3. Student może skorzystać z USOSweb w celu dostarczenia streszczenia i słów kluczowych bezpośrednio w postaci elektronicznej. Dane wpisane do formularza w USOSweb zostaną automatycznie wprowadzone do USOS. W przeciwnym razie za wprowadzenie do USOS streszczenia i słów kluczowych odpowiada jednostka dydaktyczna. USOSweb jest dostępny z dowolnego komputera z zainstalowaną przeglądarką stron internetowych.

1. Przed egzaminem dyplomowym jednostka dydaktyczna wprowadza do USOS skład komisji egzaminu dyplomowego, termin egzaminu i - póki nie jest to robione automatycznie - średnią ocenę studenta ze studiów.
2. Jednostka drukuje z USOS protokół egzaminacyjny oraz Kartę Pracy Dyplomowej, stanowiącej załącznik niezbędny do przeprowadzenia egzaminu. W trakcie egzaminu kierujący pracą weryfikuje zgodność Karty z pisemną wersją pracy.
3. Po egzaminie jednostka wprowadza do USOS ocenę z pracy, ocenę z egzaminu, ogólny wynik studiów, a w przypadku egzaminu zakończonego pozytywnym wynikiem - także numer dyplomu.
4. Dane o pracy zakończonej zdanym egzaminem dyplomowym są udostępniane w USOSweb w module Dyplomy.

1. Dyplom wystawia jednostka dydaktyczna na podstawie danych zawartych w Elektronicznej Księdze Dyplomów.
2. Jednostka dydaktyczna przesyła dyplom do podpisu przez Rektora do Biura Spraw Studenckich, dołączając do dyplomu następujące dokumenty:
   a) Kartę Pracy Dyplomowej z potwierdzeniem faktu zarchiwizowania elektronicznej wersji pracy,
   b) protokół z egzaminu dyplomowego.